Digitaliseren is meer dan alleen papier scannen

0 Flares 0 Flares ×

In 1975 werd er voor het eerste gesproken over ‘het papierloze kantoor’. George Pake, toentertijd CEO van Xerox, voorspelde op 30 juni 1975 in een nieuwsbericht dat binnen 20 jaar al het papier in organisaties verdwenen zou zijn. Inmiddels zijn we erachter dat dat een utopie is en spreken we liever over een ‘papierarm bureau’. Hoe dan ook is er een trend waarneembaar waarbij bedrijfsinformatie steeds vaker digitaal gedeeld wordt.

Veel mensen denken bij digitaliseren aan het scannen van papier. Digitalisering gaat in de praktijk veel verder. Het is het verwerken en het digitaal beschikbaar maken van informatie, zodat deze toegankelijk wordt voor bepaalde personen. Wie wat aan kan en vanaf welke locatie is ook onderdeel van digitalisering. Zo kunnen er verschillende redenen zijn voor een organisatie om te gaan digitaliseren.

  • Geen transport meer van papieren documenten
  • Verkleinen van de kans op zoekraken van documenten
  • Verhogen efficiëntie bedrijfsprocessen
  • Kostenbesparing
  • Geen dubbele dossiers meer nodig
  • Sneller en beter klanten kunnen helpen
  • Voldoen aan wet- en regelgeving
  • Minimaliseren van menselijke handelingen
  • Meer structuur door gestandaardiseerde automatisering
  • Verhogen van effcetiviteit van uw medewerkers
  • Vele vierkante meters aan analoog archief opruimen en beter inztten voor uw kernactivititen

Naast het omzetten van papieren documenten naar digitale documenten is er nog de vraag hoe werknemers om moeten gaan met documenten die al digitaal zijn, bijvoorbeeld omdat ze de documenten zelf geproduceerd hebben, of omdat ze binnenkomen via de mail. Een document management systeem als Content Central van Lucendis is hier bij uitstek geschikt voor. Het is gespecialiseerd in het structureel opslaan van documenten, ongeacht de bron waar ze vandaan komen (papier, e-mail, Word, Excel, ERP output etc.). Niet voor niets zijn steeds meer bedrijven zich aan het oriënteren op de mogelijkheden van document management software.

Document Management

Document Management is eigenlijk niks nieuws. We verwerken al documenten sinds het bestaan van papier. De computer en daarna het internet hebben onze manier van werken in een stroomversnelling gebracht.

Nu zitten we in een informatietijdperk waar we voor andere uitdagingen staan in onze manier van werken. Elke twee jaar verdubbeld onze hoeveelheid informatie.

Dit vraagt om slimme oplossingen op het gebied van efficiency, flexibiliteit en toegankelijkheid. Dit alles zit in het document management systeem van Lucendis.

 Document management software

Content Central van Lucendis is de nieuwe standaard als het gaat om document management  systemen. Het is een software pakket dat zich kenmerkt door de combinatie van een uitgebreid scala aan mogelijkheden op het gebied van document beheer en een opvallende hoge gebruiksvriendelijkheid. Dat alles wordt aangeboden tegen zeer aantrekkelijke tarieven, waardoor het pakket ook geschikt is voor bedrijven in het MKB.

Gebruikers hebben toegang tot de applicatie middels een standaard internet browser zoals Internet Explorer, Mozilla Firefox, of Google Chrome. Iedere handeling in ons Document Management systeem gebeurt binnen deze internet browser. Van capturing , indexeren, en ophalen van documenten tot het goedkeuren en distribueren ervan. Een browserbased applicatie biedt belangrijke voordelen, waaronder snelle implementatie en inloggen op iedere mogelijke locatie. Daarnaast is Content Central zo ingericht dat gebruikers zo min mogelijk tijd bezig zijn met alles wat bij document verwerking en distributie komt kijken. Documenten en andere soorten bestanden worden automatisch binnengehaald vanuit document scanners, netwerk mappen, en e-mail accounts. Content Central zet deze gescande beelden om in fullysearchable PDF bestanden, waardoor alle documenten snel teruggevonden kunnen worden (ideaal dus voor document beheer en archivering!). Vervolgens bieden geïntegreerde e-mail en fax functionaliteiten de mogelijkheid om documenten te distribueren.

Ondanks de gebruiksvriendelijkheid van ons systeem kan het voorkomen dat gebruikers (technische) ondersteuning wensen. In dat geval kunnen ze  via telefoon of e-mail contact opnemen met Lucendis. Onze medewerkers staan hen graag te woord.

Het beste van alles is dat al deze functionaliteiten gebundeld zijn in één compleet pakket voor een betaalbare prijs. Er wordt slechts betaald voor het aantal gebruikers en niet voor combinaties van modules die later onverwacht uitgebreid dienen te worden. Deze kostenstructuur past bij Lucendis; transparant en doelgericht.

Bent u geinteresseerd geraakt en wilt u direct informatie? Bel ons a.u.b. en wij gaan graag vrijblijvend met u in gesprek.

040-8200000

 

Facebooklinkedinmail