Document management in 6 stappen

0 Flares 0 Flares ×

 

Uw documenten en informatie op orde: Enkele Tips voor een effectieve aanpak.

Waar moet u beginnen om document management tot een succes te maken? En: wat hebt u precies nodig aan kennis, hardware, software en infrastructuur om dit mogelijk te maken? We helpen u concreet op weg te helpen met dit zes stappenplan.

1.     Betrek uw werknemers;

Documenten management begint, zoals alle processen, input en output bij het management van mensen. Of het nu werknemers zijn, leveranciers, partners of uw klanten, zonder de juiste Visie, strategie, intenties en aandacht gaat er geen plan succesvol worden.

Betrek alle stakeholders dus op tijd in de communicatie, overleggen, plannen en doelen. Goede communicatie is het halve werk en zorgt voor het noodzakelijke draagvlak.

Laat mensen bijvoorbeeld  meer digitaal werken. Door het coachen van uw werknemers valt er al veel te winnen op digitalisering. Digitalisering is ten slotte noodzakelijk voor automatisering.

2.      Breng uw huidige informatie- en documentstromen in kaart;

Denk aan alle in- en uitgaande post, e-mails (met bijlagen), facturen, pakbonnen en bijvoorbeeld werkbonnen binnen uw organisatie. Denk ook aan alle fysieke en digitale bestanden die u en uw werknemers zelf aanmaken en alle gegevens die via ICT systemen binnenkomen (zoals klantgegevens). Zet alle verschillende data- of documenttypes onder elkaar en zet erachter waar deze binnenkomen in welke vorm (digitaal / fysiek), hoe vaak (aantal) en welke route het document aflegt binnen uw organisatie (verwerking, gebruik en opslag). Vraag uw mensen ook  naar feedback en maak duidelijk of documenten daadwerkelijk zijn benoemd in uw kwaliteitsmanagement of in werkinstructies. Er worden namelijk veel zelf gemaakte documenten gehanteerd door werknemers omdat deze “makkelijk” zouden zijn. Bepaal of deze documenten daadwerkelijk noodzakelijk zijn en moeten worden opgenomen binnen het documentmanagement

3.      Bepaal uw strategie, doelstellingen en team;

Wat moet sneller en wat moet beter? Bedenk welke processen voor verbetering vatbaar zijn. Formuleer concrete doelen, zoals: facturen moeten altijd en overal beschikbaar zijn. Of: klantgegevens moeten makkelijk vindbaar zijn. Stippel vervolgens een route uit om uw doelen voor elkaar te krijgen.

Dus:

  • Binnen hoeveel tijd wil ik dit voor elkaar hebben?
  • Welke stappen zijn daarvoor nodig?
  • Is dit mogelijk binnen mijn organisatie?
  • Hoeveel gaat me dat kosten?
  • Hoeveel, tijd en/ of geld, gaat me dat (ongeveer) opleveren? 
  • Wie kan mij binnen de organisatie helpen om dit project goed af te ronden.

Vraag bij het in kaart brengen en het bepalen van uw doelen en strategie de hulp van een IT-specialist. Als uw binnen uw organisatie niemand hebt die uw kan helpen, schakel dan een externe adviseur in die van wanten weet op het gebied van document management.

4.      Werken in de Cloud of niet?

De wereld van document management systemen wordt steeds meer diverser. Er zijn verschillende vormen van Document Management Systemen. Een belangrijke afweging die uw moet maken bij uw keuze, is: gaat u voor een oplossing binnen uw eigen ICT omgeving of kiest u  voor een oplossing vanuit de cloud ?Opslaan en werken vanaf uw eigen server is vaak duurder dan een cloud-oplossing, maar met een eigen server hebt u wel een systeem dat goed aansluit op uw bedrijfsprocessen. Het grootste voordeel van een cloud-oplossing is de prijs, maar deze moet wel passen bij de door U gewenste processen. Het is goed om online een zoektocht te starten om te zien wat de opties zijn en welke pakketten mogelijk bij u passen. Ga in gesprek met de aanbieders die u aanspreken en kijk samen wat zij voor uw bedrijf kunnen betekenen. Wees kritisch en vraag hoe ze u precies gaan helpen. Vraag ook aan collega-ondernemers voor welke oplossing zij hebben gekozen en waarom.

5.      Systemen en processen op elkaar afstemmen

Van uw boekhoudprogramma schakelt u via internetbankieren naar uw loonadministratie en nog even naar uw harde schijf op zoek naar die ene factuur die u gisteren vanuit uw mail ergens hebt opgeslagen. Hoe makkelijk zou het zijn om alles in één toepassing bij elkaar te hebben?  Document management kunt u koppelen aan uw primaire systemen, bijvoorbeeld een financieel systeem voor facturering of boekhouding. U kunt uw document management systeem als het ware over die systemen heen leggen, de interfaces op elkaar aansluiten. Bij de meeste systemen kunt u dit vrij eenvoudig doen. Vraag van tevoren aan de aanbieder van het document management systeem of dit mogelijk is met de programma’s die jij gebruikt en hoe dit makkelijk te integreren is.

6.      Kies een betrouwbare partner

Bij het kiezen van een document management oplossing is het heel belangrijk om te kiezen voor een betrouwbare partner, die u kan helpen bij het omzetten van uw huidige documentstromen naar het document management systeem (migreren). Maar automatiseren op zich is nog geen optimaliseren. Vaak kan het een stuk slimmer. Een IT-partner of kantoor automatiseerder die klaar staat om mee te sparren kan u veel opleveren. Als u voor een bepaalde partner kiest is het zaak goede afspraken te maken en deze vast te leggen. Denk aan een migratiedocument, Service Level Agreement (SLA) en Exit strategie.

Met dit document hopen wij u alvast te helpen om uw ideeën beter vorm te geven en toe te werken naar een goed plan van aanpak.

Natuurlijk kunnen wij u ondersteunen bij deze verbetering voor uw organisatie. Wij nemen graag contact met u op als u vrijblijvend een oriënterend gesprek wil hebben met 1 van onze consultants.

Met vriendelijke groeten,

Team LUCENDIS

Wanhopig

Facebooklinkedinmail