Berichten

Digitaliseren is meer dan alleen papier scannen

In 1975 werd er voor het eerste gesproken over ‘het papierloze kantoor’. George Pake, toentertijd CEO van Xerox, voorspelde op 30 juni 1975 in een nieuwsbericht dat binnen 20 jaar al het papier in organisaties verdwenen zou zijn. Inmiddels zijn we erachter dat dat een utopie is en spreken we liever over een ‘papierarm bureau’. Hoe dan ook is er een trend waarneembaar waarbij bedrijfsinformatie steeds vaker digitaal gedeeld wordt.

Veel mensen denken bij digitaliseren aan het scannen van papier. Digitalisering gaat in de praktijk veel verder. Het is het verwerken en het digitaal beschikbaar maken van informatie, zodat deze toegankelijk wordt voor bepaalde personen. Wie wat aan kan en vanaf welke locatie is ook onderdeel van digitalisering. Zo kunnen er verschillende redenen zijn voor een organisatie om te gaan digitaliseren.

  • Geen transport meer van papieren documenten
  • Verkleinen van de kans op zoekraken van documenten
  • Verhogen efficiëntie bedrijfsprocessen
  • Kostenbesparing
  • Geen dubbele dossiers meer nodig
  • Sneller en beter klanten kunnen helpen
  • Voldoen aan wet- en regelgeving
  • Minimaliseren van menselijke handelingen
  • Meer structuur door gestandaardiseerde automatisering
  • Verhogen van effcetiviteit van uw medewerkers
  • Vele vierkante meters aan analoog archief opruimen en beter inztten voor uw kernactivititen

Naast het omzetten van papieren documenten naar digitale documenten is er nog de vraag hoe werknemers om moeten gaan met documenten die al digitaal zijn, bijvoorbeeld omdat ze de documenten zelf geproduceerd hebben, of omdat ze binnenkomen via de mail. Een document management systeem als Content Central van Lucendis is hier bij uitstek geschikt voor. Het is gespecialiseerd in het structureel opslaan van documenten, ongeacht de bron waar ze vandaan komen (papier, e-mail, Word, Excel, ERP output etc.). Niet voor niets zijn steeds meer bedrijven zich aan het oriënteren op de mogelijkheden van document management software.

Document Management

Document Management is eigenlijk niks nieuws. We verwerken al documenten sinds het bestaan van papier. De computer en daarna het internet hebben onze manier van werken in een stroomversnelling gebracht.

Nu zitten we in een informatietijdperk waar we voor andere uitdagingen staan in onze manier van werken. Elke twee jaar verdubbeld onze hoeveelheid informatie.

Dit vraagt om slimme oplossingen op het gebied van efficiency, flexibiliteit en toegankelijkheid. Dit alles zit in het document management systeem van Lucendis.

 Document management software

Content Central van Lucendis is de nieuwe standaard als het gaat om document management  systemen. Het is een software pakket dat zich kenmerkt door de combinatie van een uitgebreid scala aan mogelijkheden op het gebied van document beheer en een opvallende hoge gebruiksvriendelijkheid. Dat alles wordt aangeboden tegen zeer aantrekkelijke tarieven, waardoor het pakket ook geschikt is voor bedrijven in het MKB.

Gebruikers hebben toegang tot de applicatie middels een standaard internet browser zoals Internet Explorer, Mozilla Firefox, of Google Chrome. Iedere handeling in ons Document Management systeem gebeurt binnen deze internet browser. Van capturing , indexeren, en ophalen van documenten tot het goedkeuren en distribueren ervan. Een browserbased applicatie biedt belangrijke voordelen, waaronder snelle implementatie en inloggen op iedere mogelijke locatie. Daarnaast is Content Central zo ingericht dat gebruikers zo min mogelijk tijd bezig zijn met alles wat bij document verwerking en distributie komt kijken. Documenten en andere soorten bestanden worden automatisch binnengehaald vanuit document scanners, netwerk mappen, en e-mail accounts. Content Central zet deze gescande beelden om in fullysearchable PDF bestanden, waardoor alle documenten snel teruggevonden kunnen worden (ideaal dus voor document beheer en archivering!). Vervolgens bieden geïntegreerde e-mail en fax functionaliteiten de mogelijkheid om documenten te distribueren.

Ondanks de gebruiksvriendelijkheid van ons systeem kan het voorkomen dat gebruikers (technische) ondersteuning wensen. In dat geval kunnen ze  via telefoon of e-mail contact opnemen met Lucendis. Onze medewerkers staan hen graag te woord.

Het beste van alles is dat al deze functionaliteiten gebundeld zijn in één compleet pakket voor een betaalbare prijs. Er wordt slechts betaald voor het aantal gebruikers en niet voor combinaties van modules die later onverwacht uitgebreid dienen te worden. Deze kostenstructuur past bij Lucendis; transparant en doelgericht.

Bent u geinteresseerd geraakt en wilt u direct informatie? Bel ons a.u.b. en wij gaan graag vrijblijvend met u in gesprek.

040-8200000

 

Facebooklinkedinmail

Document management in 6 stappen

 

Uw documenten en informatie op orde: Enkele Tips voor een effectieve aanpak.

Waar moet u beginnen om document management tot een succes te maken? En: wat hebt u precies nodig aan kennis, hardware, software en infrastructuur om dit mogelijk te maken? We helpen u concreet op weg te helpen met dit zes stappenplan.

1.     Betrek uw werknemers;

Documenten management begint, zoals alle processen, input en output bij het management van mensen. Of het nu werknemers zijn, leveranciers, partners of uw klanten, zonder de juiste Visie, strategie, intenties en aandacht gaat er geen plan succesvol worden.

Betrek alle stakeholders dus op tijd in de communicatie, overleggen, plannen en doelen. Goede communicatie is het halve werk en zorgt voor het noodzakelijke draagvlak.

Laat mensen bijvoorbeeld  meer digitaal werken. Door het coachen van uw werknemers valt er al veel te winnen op digitalisering. Digitalisering is ten slotte noodzakelijk voor automatisering.

2.      Breng uw huidige informatie- en documentstromen in kaart;

Denk aan alle in- en uitgaande post, e-mails (met bijlagen), facturen, pakbonnen en bijvoorbeeld werkbonnen binnen uw organisatie. Denk ook aan alle fysieke en digitale bestanden die u en uw werknemers zelf aanmaken en alle gegevens die via ICT systemen binnenkomen (zoals klantgegevens). Zet alle verschillende data- of documenttypes onder elkaar en zet erachter waar deze binnenkomen in welke vorm (digitaal / fysiek), hoe vaak (aantal) en welke route het document aflegt binnen uw organisatie (verwerking, gebruik en opslag). Vraag uw mensen ook  naar feedback en maak duidelijk of documenten daadwerkelijk zijn benoemd in uw kwaliteitsmanagement of in werkinstructies. Er worden namelijk veel zelf gemaakte documenten gehanteerd door werknemers omdat deze “makkelijk” zouden zijn. Bepaal of deze documenten daadwerkelijk noodzakelijk zijn en moeten worden opgenomen binnen het documentmanagement

3.      Bepaal uw strategie, doelstellingen en team;

Wat moet sneller en wat moet beter? Bedenk welke processen voor verbetering vatbaar zijn. Formuleer concrete doelen, zoals: facturen moeten altijd en overal beschikbaar zijn. Of: klantgegevens moeten makkelijk vindbaar zijn. Stippel vervolgens een route uit om uw doelen voor elkaar te krijgen.

Dus:

  • Binnen hoeveel tijd wil ik dit voor elkaar hebben?
  • Welke stappen zijn daarvoor nodig?
  • Is dit mogelijk binnen mijn organisatie?
  • Hoeveel gaat me dat kosten?
  • Hoeveel, tijd en/ of geld, gaat me dat (ongeveer) opleveren? 
  • Wie kan mij binnen de organisatie helpen om dit project goed af te ronden.

Vraag bij het in kaart brengen en het bepalen van uw doelen en strategie de hulp van een IT-specialist. Als uw binnen uw organisatie niemand hebt die uw kan helpen, schakel dan een externe adviseur in die van wanten weet op het gebied van document management.

4.      Werken in de Cloud of niet?

De wereld van document management systemen wordt steeds meer diverser. Er zijn verschillende vormen van Document Management Systemen. Een belangrijke afweging die uw moet maken bij uw keuze, is: gaat u voor een oplossing binnen uw eigen ICT omgeving of kiest u  voor een oplossing vanuit de cloud ?Opslaan en werken vanaf uw eigen server is vaak duurder dan een cloud-oplossing, maar met een eigen server hebt u wel een systeem dat goed aansluit op uw bedrijfsprocessen. Het grootste voordeel van een cloud-oplossing is de prijs, maar deze moet wel passen bij de door U gewenste processen. Het is goed om online een zoektocht te starten om te zien wat de opties zijn en welke pakketten mogelijk bij u passen. Ga in gesprek met de aanbieders die u aanspreken en kijk samen wat zij voor uw bedrijf kunnen betekenen. Wees kritisch en vraag hoe ze u precies gaan helpen. Vraag ook aan collega-ondernemers voor welke oplossing zij hebben gekozen en waarom.

5.      Systemen en processen op elkaar afstemmen

Van uw boekhoudprogramma schakelt u via internetbankieren naar uw loonadministratie en nog even naar uw harde schijf op zoek naar die ene factuur die u gisteren vanuit uw mail ergens hebt opgeslagen. Hoe makkelijk zou het zijn om alles in één toepassing bij elkaar te hebben?  Document management kunt u koppelen aan uw primaire systemen, bijvoorbeeld een financieel systeem voor facturering of boekhouding. U kunt uw document management systeem als het ware over die systemen heen leggen, de interfaces op elkaar aansluiten. Bij de meeste systemen kunt u dit vrij eenvoudig doen. Vraag van tevoren aan de aanbieder van het document management systeem of dit mogelijk is met de programma’s die jij gebruikt en hoe dit makkelijk te integreren is.

6.      Kies een betrouwbare partner

Bij het kiezen van een document management oplossing is het heel belangrijk om te kiezen voor een betrouwbare partner, die u kan helpen bij het omzetten van uw huidige documentstromen naar het document management systeem (migreren). Maar automatiseren op zich is nog geen optimaliseren. Vaak kan het een stuk slimmer. Een IT-partner of kantoor automatiseerder die klaar staat om mee te sparren kan u veel opleveren. Als u voor een bepaalde partner kiest is het zaak goede afspraken te maken en deze vast te leggen. Denk aan een migratiedocument, Service Level Agreement (SLA) en Exit strategie.

Met dit document hopen wij u alvast te helpen om uw ideeën beter vorm te geven en toe te werken naar een goed plan van aanpak.

Natuurlijk kunnen wij u ondersteunen bij deze verbetering voor uw organisatie. Wij nemen graag contact met u op als u vrijblijvend een oriënterend gesprek wil hebben met 1 van onze consultants.

Met vriendelijke groeten,

Team LUCENDIS

Wanhopig

Facebooklinkedinmail