Waarom een Document Management Systeem (DMS)?

Structuur in document opslag

De hoeveelheid informatie die nu wereldwijd beschikbaar is, heeft zich over twee jaar verdubbeld. Een Document Management Systeem (DMS)  wordt ingezet om zo effectief mogelijk om te gaan met deze toenemende stroom van informatie.

De alsmaar groter wordende hoeveelheid aan informatie, maakt het steeds moeilijker om met die informatie om te gaan. U overziet het geheel niet meer en raakt het overzicht kwijt.

Soms kunt u hierdoor het idee hebben te verdrinken in de informatie. U ziet dat terug in overvolle mailboxen op het werk of thuis. Om maar niet te beginnen over spoorloze documenten en andere bestanden, opgeslagen in mappen die al 10 jaar niet meer geopend zijn. Het vinden van de juiste documenten kan een tijdrovende klus worden en dat past niet in de hedendaagse trend van snelle en goede service naar klanten. Daarom maakt het traditionele papieren documentenarchief steeds meer plaats voor een digitaal Document Management Systeem.

Verhogen productiviteit personeel

Door het gebruik van een DMS wordt de productiviteit van uw personeel aanzienlijk verhoogd. De tijd die wordt besteedt aan het opslaan van documenten wordt sterk teruggebracht. Daarnaast heeft uw personeel sneller de juiste informatie beschikbaar die nodig is om correcte beslissingen te nemen.

Binnen het Nieuwe Werken verwachten we op iedere willekeurige locatie toegang te hebben tot onze documenten. Dit vraagt dus om een nieuwe manier van document beheer. Dit gebruiksgemak kunnen we u met ons DMS bieden, zodat uw werknemer zelfs vanaf de keukentafel thuis zijn werk kan doen.

Ook kunnen intelligente Document Management Systemen routinematige taken van uw personeel overnemen door de inrichting van zogenoemde workflows. Op deze manier kan bijvoorbeeld een inkomende order automatisch bij de juiste persoon terechtkomen waarna deze order, na betaling, automatisch wordt afgedrukt op de juiste printer op (indien wenselijk) een andere) locatie.

Factuur verwerking Ook het verwerken van facturen is met ons DMS een peulenschilletje. Het kan hierbij gaan om zowel inkomende als uitgaande facturen. Ons systeem herkent automatisch de gegevens die vermeld staan op facturen. U scant slechts de factuur en de rest wordt voor u gedaan. Ons systeem zoekt relevante gegevens als factuurnummer, datum, BTW nummer, bedrag, bij elkaar en slaat deze factuur met alle bijhorende informatie in de daartoe bestemde locatie binnen uw netwerk op.  Hierna zijn uw facturen vervolgens weer eenvoudig en snel terug te vinden door simpelweg op een van de relevante bovengenoemde gegevens te zoeken.

Verlagen printkosten en kosten voor archiefruimte door alle documenten centraal toegankelijk te maken in een DMS verlaagt u tegelijkertijd de printkosten (door minder te printen) en vermindert u de fysieke archiefruimte die nodig is voor de opslag van papieren documenten.

Bedrijven met meerdere vestigingen

Bedrijven met meerdere vestigingen hebben in het bijzonder moeite om hun informatie gestructureerd en snel te delen tussen de vestigingen onderling. Zelfs als er gewerkt wordt op een vaste documentlocatie, die gehost wordt op de server van een van de vestigingen, heeft elke vestiging vaak nog een eigen wijze van document opslag. Ons DMS  zorgt ervoor, indien gewenst, dat de documenten overal ter wereld beschikbaar zijn en kan zo ingericht worden dat iedere vestiging de geselecteerde procedure moet volgen. Op die manier werken de verschillende vestigingen met dezelfde structuur en vereenvoudigen we het delen en terugvinden van documenten.

Neem direct contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.